DHCD 持有的公開記錄範例
以下是 DHCD 維護的
公共記錄類型的非排他性列表
- 授與申請、核准和拒絕
- 計劃稽核
- 內部政策和程序
- DHCD 董事會和委員會的記錄
- 員工之間的溝通
要求記錄
您可以通過美國郵政、電子郵件、親身或電話聯繫 DHCD FOIA 官員或任何 DHCD 員工來要求記錄。FOIA 不要求您的請求以書面形式進行，也不需要明確說明您正在根據 FOIA 要求記錄。從實際的角度來看，將您的請求以書面形式提出可能對您和接受您請求的人都有幫助。這樣您就可以為您的請求建立記錄。這也讓我們清楚說明您要求的是什麼記錄，以免因口頭要求而產生誤會。但是，如果您選擇不以書面形式提出，我們不能拒絕回應您的 FOIA 請求。
您的請求必須以 " 合理特性來識別您正在尋找的記錄。"它不會指出或限制您要求的記錄數量或數量；相反，它要求您足夠具體，以便我們可以識別並找到您正在尋找的記錄。
您的請求必須要求提供現有的記錄或文件。FOIA 賦予您檢查或複製記錄的權利；它不適用於您詢問有關 DHCD 工作的一般性問題的情況，也不要求 DHCD 建立不存在的記錄。
您可以選擇接收 DHCD 在正常業務過程中使用的任何格式的電子記錄。例如，如果您要求保存在資料庫或試算表中的記錄，您可以選擇以電子方式、通過電子郵件或電腦磁碟上接收這些記錄，或接收這些記錄的列印副本。
如果我們對您的要求有疑問，請與員工的努力合作，以澄清您正在尋找的記錄類型，或嘗試就對大量要求的回應達到合理的協議。提出 FOIA 請求不是一個對抗過程，但我們可能需要與您討論您的請求，以確保我們了解您正在尋找的記錄。
要向 DHCD 索取記錄，請致電 (804) 371-7000。您也可以通過郵件發送請求至 Virginia 州 Richmond 市 600 東正街 300 套房 23219，或通過電子郵件發送至 andrew.malloy@dhcd.virginia.gov
此外，資訊自由諮詢委員會可以解答您有關 FOIA 的任何問題。議會可以透過電子郵件聯絡：foiacouncil@dls.virginia.gov，或致電 (804) 225-3056 或（免費電話）至 (866) 448-4100，或通過他們的網站，http://foiacouncil.dls.virginia.gov/foiacouncil.htm
DHCD 職責
DHCD 必須在收到您的請求後五個工作天內回應。" 第一天 " 被視為收到您的請求後的一天。五天期間不包括週末或節假日。
您向 DHCD 請求公開記錄的原因無關緊要，我們不能在回覆您的請求之前詢問您為什麼想要這些記錄。然而，FOIA 允許 DHCD 要求您提供您的姓名和法定地址。
FOIA 要求 DHCD 在五天期限內對您的請求做出以下回應之一：
我們將完整地提供您所要求的記錄。
我們無法提供您所要求的所有記錄，因為所有記錄都受到特定法定豁免的約束。如果所有的記錄都被保留，我們必須以書面形式向您回覆。該書面文件必須標明被保留記錄的數量和主題，並指出允許我們保留記錄的《維吉尼亞州法典》的具體條款。 我們提供您所要求的部分記錄，但保留其他記錄。
如果只有部分記錄符合豁免條件，我們就不能保留整份記錄。在此情況下，我們可能會編輯可能需要保留的記錄部分，並必須向您提供記錄的其餘部分。我們必須向您提供書面回覆，說明《維吉尼亞州法典》中允許保留所要求記錄部分的具體條款。
如果 DHCD 實際上不可能在五天期限內回覆您的請求，我們必須以書面形式說明，並解釋導致無法回覆的情況。這將讓我們額外 7 個工作天回覆您的請求，我們總共有 12 個工作天來回應您的請求。
如果您提出要求大量記錄，而我們認為我們無法在 12 天內提供記錄給您，而不會干擾我們的其他組織責任，我們可能會向法院提出更多時間來回應您的請求。然而，FOIA要求我們在向法院請求更多時間之前，盡合理努力與您就製作或記錄達成協議。
DHCD 可收取合理費用，但不得超過其存取、複製、提供或搜尋所請求記錄所產生的實際成本，並應盡一切合理努力以盡可能低的成本提供所請求的記錄。DHCD 不得收取任何額外、中間或多餘的費用或開支來彌補與創建或維護記錄或處理其一般業務相關的一般成本。DHCD 收取的任何複製費用不得超過複製的實際成本。
在進行記錄搜尋之前，DHCD 將以書面形式通知您，它可能會收取合理的費用，但不得超過訪問、複製、提供或搜尋所請求記錄所產生的實際成本，並詢問您是否願意在提供所請求的記錄之前請求成本估算，如《弗吉尼亞州法典》第2 . 2 - 3704的 F 小節所述。
